Jakie dokumenty są potrzebne do windykacji należności za granicą?

Umowa określa podstawę i warunki roszczenia

Pierwszym dokumentem pozostaje umowa podpisana z kontrahentem. Należy dołączyć także zamówienie, ofertę zaakceptowaną przez odbiorcę, regulamin, ogólne warunki sprzedaży oraz aneksy. Dokumenty te wskazują strony transakcji, zakres dostawy lub usługi, cenę, walutę, termin płatności i zasady naliczania odsetek.

Duże znaczenie mają zapisy dotyczące prawa właściwego i sądu. Jeżeli strony ich nie uzgodniły, trzeba ustalić jurysdykcję na podstawie przepisów obowiązujących w danej sprawie. Nie należy zakładać, że postępowanie zawsze rozpocznie się w Polsce.

Faktura nie wystarczy bez dowodu wykonania umowy

Faktura potwierdza wysokość żądanej kwoty i termin płatności, ale dłużnik może zakwestionować dostawę, jakość towaru albo zakres usługi. Wierzyciel powinien więc zebrać dokumenty, które potwierdzają wykonanie umowy. Mogą to być:

• dokument CMR lub inny list przewozowy,
• protokół odbioru,
• potwierdzenie dostawy,
• raport z wykonania usługi,
• korespondencja potwierdzająca przyjęcie zamówienia,
• podpisane zestawienie godzin lub etapów prac.

Przy częściowej zapłacie potrzebna jest również historia rachunku. Pozwala ona obliczyć pozostały kapitał, odsetki i koszty dochodzenia należności.

Korespondencja pokazuje stanowisko dłużnika

E-maile, wiadomości oraz notatki z rozmów mogą potwierdzić, że dłużnik zna fakturę i nie kwestionuje zobowiązania. Do akt dobrze dołączyć chronologię zdarzeń z datami dostawy, wystawienia faktury, wymagalności i kolejnych kontaktów z dłużnikiem. Szczególnie przydatne są prośby o przesunięcie terminu, propozycje spłaty w ratach, potwierdzenia salda oraz obietnice zapłaty.

Trzeba zachować także wezwania do zapłaty wraz z dowodami ich wysłania i doręczenia. W Unii Europejskiej doręczanie dokumentów sądowych i pozasądowych między państwami regulują wspólne przepisy, ale każde państwo wskazuje właściwe organy oraz dopuszczalne sposoby przekazywania pism.

Dane dłużnika muszą być aktualne

Do rozpoczęcia działań potrzebna jest pełna nazwa firmy, forma prawna, adres siedziby, numer rejestrowy, numer identyfikacji podatkowej oraz dane osób reprezentujących spółkę. Warto sprawdzić, czy firma nadal prowadzi działalność, nie zmieniła adresu albo nie rozpoczęła postępowania upadłościowego.

Gdy sprawa obejmuje windykację w Hiszpanii, aktualne dane rejestrowe i poprawny adres ułatwiają kontakt, doręczenie wezwania oraz skierowanie sprawy do właściwego sądu lub lokalnego pełnomocnika.

Tłumaczenia i pełnomocnictwo zależą od etapu sprawy

Na etapie polubownym często wystarczą czytelne kopie dokumentów i krótkie objaśnienie transakcji. Sąd, komornik albo lokalny prawnik może jednak wymagać tłumaczeń na język urzędowy, pełnomocnictwa oraz odpisów rejestrowych. W europejskim postępowaniu nakazowym wierzyciel korzysta ze standardowych formularzy, a procedura służy dochodzeniu bezspornych roszczeń pieniężnych w sprawach transgranicznych na terenie UE, z wyjątkiem Danii.

Przy roszczeniach do 5000 euro można rozważyć europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń. Procedura opiera się głównie na dokumentach i standardowych formularzach.

Dobra dokumentacja skraca drogę do odzyskania pieniędzy

Przed przekazaniem sprawy należy przygotować jeden spójny zestaw umów, faktur, dowodów wykonania świadczenia, korespondencji, wezwań oraz danych dłużnika. Jeśli szukasz wsparcia w odzyskiwaniu należności od zagranicznych kontrahentów, zapoznaj się z ofertą Straetus. Firma prowadzi działania przez lokalnych partnerów w kraju dłużnika, w jego języku i zgodnie z miejscowymi procedurami, a klient zachowuje jeden punkt kontaktu.